生産性を高めて人生に豊かさを
こんにちはナオキです
今回も人生を変えるプチアクションを紹介します。
仕事が終わらない・・・
何でこんなに仕事に時間がかかるのか
こんな悩みや経験はビジネスマンの方であれば誰しもが持っていると思います。
理由は様々ですが今回は自分の体験談を踏まえて仕事が効率的に進むやり方を紹介します。
今回の記事はこんな方におススメです。
仕事がいつも終わらない
今よりも少し効率的に仕事を進めたい
簡単な仕事効率術を知りたい
自分も５年くらい前はいつも忙しく仕事に追われる日々でした。
やってもやっても終わらない仕事の波にいつも飲み込まれていました。
そんなある日、先輩とランチに行ったときに言われた一言が衝撃でした。
先輩：「ナオキっていつも仕事に追われているよね。」
私：「はい、いつも仕事に飲み込まれています。」
先輩：「なんで仕事に追われているか原因、分かっている？」
私：「わかりません。分かっているなら仕事に飲み込まれていませんよ。」
先輩：「だよな。ずばり、ナオキはやり直し作業が多いんだよ。」
私：「やり直し？」
先輩：「仕事が遅い人の大半はやり直し、手戻り作業に多くの時間を割いている人が多い。ナオキもその一人だね。」
私：「・・・」
先輩：「やり直しが発生していると当然、時間は普通のアウトプットよりも単純に２倍かかる。この２倍かかる時間をやり直しをなくせば半分で済む。そしてもう半分の時間を他の仕事に回せる。」
私：「確かに。」
先輩：「だから、まずは仕事を効率化するのではなくやり直しを無くすことを意識する事だね。」
先輩に言われて衝撃が走りました。
自分でも気づいていなかったのですが確かにその時、振り返ると漏れや抜けによる資料の再作成、忘れによる再確認などそのような事を多く行っていました。
その日から
仕事のやり直しをなくそう
そう、決意しました。
それからはやり直しなどが発生しないためにはどうするかを色々、試しました。
スマホのメモ機能、付箋でToDoリストを作る、PCでスケジュールカレンダー設定などなど。
しかし、自分にとってはしっくりくるものがありませんでした。
そして最終的に行き着いたのが
それは
メモ書き
です。
メモを取ることで確実に仕事の進め方が変わりました。
ではメモを取ることでなぜ、仕事が効率的に進むようになったのか解説します。
忘れ防止
自分の経験談ですが仕事のやり直しが多く発生する要因は忘れや漏れが多かったです。
そこで人から言われた何気ない一言や依頼事項を走り書きでも良いのでメモに書き残すようにしました。
しかし、この走り書きが人生を変えたと言っても過言ではありません。
今まで漏れていた内容や期日など忘れたりして再度、確認するといったやり直し作業が大幅に減りました。
また、「書く」といった作業が脳に刺激を与え、感覚的ですが記憶にも残っている印象です。
「しまった！修正依頼の～が抜けていた。」
「これはこの部分の修正カラーは緑？青？どちらだっけ？」
等というようなシーンが多い方は
「修正依頼の~を追加」「修正カラーは緑」という走り書きを残しておくだけでやり直し作業が大幅に減ります。
考えを整理する
メモ書きをしていく中で頭の中でイメージしたものを書き出すと思考が整理されます。
何となくイメージしている事や具体的な事も書き出すことで視覚化できるので頭の中を構造的に理解できます。
また、自分以外の誰かと共有したい内容を書き出すことでイメージの共有がより具体的になったりします。
例えば「Aが１、Bが２、Cが３である。そしてA、C、Bの順で行う」といった内容を頭に浮かべたとします。
それを書き出すとこんな感じです。
書き出すことで映像としてイメージが湧く感じがしませんか？
閃いたアイディアが記録に残っている
仕事をしている時や休憩中などふとした時にアイディアって湧いてきませんか。
そしてアイディアは後で思い出そうとしても忘れてしまうもの。
そのような時はすかさず、メモ書きしておきましょう。
浮かんだアイデアが残っているのは財産が残っているに等しい。
「あ～、さっき良い考えが浮かんだけど、何だっけ？」
というようなシーンが多い方は迷わず、メモ書きしましょう。
まとめ
自分はメモ書きで革新的に仕事の進め方が変わりました。
やり直し作業って漏れなどが後に発覚すればするほど修正に大幅な時間と労力を費やしますよね。
修正労力、時間が無くなった結果、仕事が効率的に進むようになりました。
メモはきれいに書くと良いという意見もありますが自分は走り書きで良いと思います。
人に見せることが目的ではなく、走り書き程度であればメモ書きをするハードルが下がります。
キレイに書こうとするとハードルが高くなり、継続も難しくなるのでは。
あなたに合ったスタイルでメモ書きすることがあなたにとってはベストです。
メモ書きに関してはこちらの書籍も参考にしています。
より学んでみたい方にはおススメです。
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